Das bald 400 Jahre alte Haus, in dem die Urnäscher Gemeindekanzlei untergebracht ist, genügt den Ansprüchen schon seit längerem nicht mehr. Vom Gemeinderat in Auftrag gegebene Studien von drei Fachexperten kamen zum Schluss, dass ein Abbruch und Neuaufbau die einzig sinnvolle Lösung darstelle, um die statischen und baulichen Mängel zu beheben. Die Denkmalpflege trägt diese Einschätzung mit und hat der Planung eines Abbruchs und Neuaufbaus zugestimmt.
Im Zusammenhang mit dem Neubau der Gemeindekanzlei befasste sich der Gemeinderat auch mit einer optimalen Nutzung der unmittelbaren Umgebung der Gemeindehaus-Liegenschaft. Er kam zum Schluss, dass gleichzeitig mit dem Kanzleineubau südlich der Kanzlei auf dem Grundstück der Gemeinde, ein neues privates Wohnhaus mit sieben Wohnungen durch einen privaten Investor gebaut werden soll. Dies ermöglicht Synergien, insbesondere bei der Erschliessung, der gemeinsamen Tiefgarage und der Baustelleneinrichtung.
Aus dem in der Folge im Jahr 2017 durchgeführten Studienauftrag mit fünf Architekturbüros für den Neubau der Gemeindekanzlei samt einem privaten Wohnhaus südlich des Kanzleigebäudes, ging das Architekturbüro Staufer [&] Hasler AG aus Frauenfeld als Gewinner hervor. Vorgesehen ist, die gemeinsame Tiefgarage sowie das Untergeschoss in Beton zu erstellen. Das Gebäude der neuen Gemeindekanzlei hingegen wird als traditioneller Holzständerbau mit Holzböden und Holzfassaden mit möglichst viel Holz aus Urnäscher Wäldern gebaut.
Das Siegerprojekt wurde zusammen mit der vom Gemeinderat eingesetzten «Arbeitsgruppe Neubau Kanzlei» bis zur Abstimmungsreife weiterentwickelt. Die Architekten haben das leicht grössere Volumen zum Anlass genommen, die Ausrichtung des Kanzleigebäudes um 90 Grad zu drehen. Damit tritt die eine Schmalseite von Herisau her kommend, gleichbleibend mit stehenden Proportionen in Erscheinung.
Der letztes Jahr erarbeitete Kostenvoranschlag für den Neubau der Kanzlei rechnet bei einer Genauigkeit von +/-15 Prozent mit Investitionen von 4,6 Millionen Franken, inkl. Mobiliar. Bei einem Ja zum Kredit erfolgen anschliessend Baueingabe und Detailplanung, damit im Juni 2020 mit den Bauarbeiten begonnen werden kann. Im Frühjahr 2022 soll die neue Gemeindekanzlei dann bezogen werden können.