Kreditorenworkflow und eBill werden eingeführt

Der Gemeinderat Lutzenberg hat einen Nachtragskredit von 50'000 Franken bewilligt.

  • Symbolbild: bigstock

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Wie die Gemeinde in einer Mitteilung verlauten lässt, steht die Verwaltung der Gemeinde Lutzenberg vor der Herausforderung, die Effizienz und Transparenz bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen zu erhöhen. Der derzeitige manuelle Prozess sei zeitaufwendig und veraltet. Um diese Herausforderungen zu meistern und die zunehmende Digitalisierung voranzutreiben, ist die Einführung eines automatisierten Kreditorenworkflows notwendig, heisst es in der Mitteilung weiter.

Der Kreditorenworkflow von Axians Infoma AG biete eine umfassende Lösung zur Digitalisierung und Automatisierung der Rechnungsbearbeitungsprozesse und stelle eine zukunftsweisende Investition in die Effizienz und Transparenz der Gemeindeverwaltung dar. Zu den wesentlichen Funktionen gehören die digitale Erfassung von Rechnungen, automatisierte Prüf- und Freigabeprozesse, nahtlose Integration in das bestehende Finanzmanagementsystem sowie umfangreiche Reporting- und Analysemöglichkeiten, heisst es weiter.

Trotz anfänglicher Kosten und Umstellungsschwierigkeiten sollen die langfristigen Vorteile deutlich überwiegen. Dazu zähle Effizienzsteigerung, Transparenz, Compliance, Benutzerfreundlichkeit, Digitalisierung und der ökologische Aspekt.

Parallel zum Kreditorenworkflow solle den Kreditoren auch die Möglichkeit geboten werden, via eBill zu bezahlen. Mit eBill erhalten die Kreditoren ihre Rechnungen nicht mehr per Post oder E-Mail, sondern direkt im Onlinebanking – genau dort, wo sie diese auch bezahlen, heisst es in der Mitteilung weiter. So können Rechnungen mit wenigen Klicks geprüft und bezahlt werden, während die vollständige Kontrolle stets gewährleistet sei. Aktuell nutzen rund 3 Millionen Anwenderinnen und Anwender eBill.

Um die Finanzverwaltung ab dem neuen Rechnungsjahr 2025 vollständig mit dem Kreditorenworkflow zu führen und da die Realisierung des Projekts mehrere Monate in Anspruch nehme, hat der Gemeinderat einen Nachtragskredit in Höhe von 50’000 Franken bewilligt. Mit diesem Nachtragskredit können die anfallenden Lizenz-, Dienstleistungs- und Projektleitungskosten des Kreditorenworkflows sowie von eBill gedeckt werden.

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