Heiden
gk

Papierlose Sitzungsvorbereitungen bewähren sich

Der Gemeinderat Heiden sowie die Kommission Finanzen und Verwaltung hat die papierlose Sitzungsvorbereitung bereits im Jahr 2014 eingeführt. Diese digitale Geschäftsverwaltung hat sich bewährt und etabliert sich nun auch in den übrigen Kommissionen. Bisher erfolgte die Publikation via Extranet, neu wird dazu eine Weblösung eingesetzt, die mit allen gängigen Browsern sowie als App genutzt werden kann.

  • Das ist die Legende
    (Symbolbild: Bigstock)

Mittels des Geschäftsverwaltungsprogramms CMI AXIOMA stellen die Aktuare die Sitzungsunterlagen zusammen. Die Veröffentlichung und Freigabe der Sitzung und deren Unterlagen erfolgt dann ganz einfach per Knopfdruck und stehen umgehend elektronisch zur Verfügung. Die Sicherheit der Daten ist mit einer Verschlüsselung sowie persönlichen Identifikation garantiert.

Neben der Zeitersparnis für die physische Vervielfältigung der Dokumente werden in der Verwaltung auch Druck-, Papier- und Portokosten reduziert. Ebenfalls können Traktanden kurzfristig für eine Sitzung erstellt werden, und die Unterlagen stehen den Nutzern jederzeit und überall zur Verfügung. Gleichzeitig ist diese Lösung auch die ideale Voraussetzung für die digitale Archivierung.

Die Gremien- und Kommissionsmitglieder können mit allen gängigen Browsern oder einer App, welche aus den Stores von Google (Android), Apple (iOS) und Microsoft bezogen werden kann, auf die Unterlagen zugreifen. Der Mobile Client unterstützt die Mitglieder bei der Sitzungsvorbereitung indem sämtliche Unterlagen der nächsten und vergangenen Sitzung jederzeit und überall verfügbar sind. So können Notizen zu Traktanden erstellt und diese für sich selber, weitere oder alle übrigen Mitglieder verfügbar gemacht werden. Dies unterstützt eine effiziente Sitzungsvorbereitung und bedeutet auch eine Platzeinsparung und sichere Verwahrung der Unterlagen, da keine Ordner mehr zu Hause gelagert werden müssen.